A geração Millenium é digital. Esses jovens cresceram rodeados pela tecnologia e são dependentes delas, e as mídias sociais não são exceção. Esses hábitos são construídos antes mesmo de entrarem no mercado de trabalho, e é muito improvável que sejam abandonados quando estão trabalhando.

Segundo recente estudo “Estudo das Gerações na Tecnologia e seu Impacto no Ambiente de Trabalho”, conduzido pela CompTIA, quase dois terços dos trabalhadores da Geração Y usam um dispositivo ou aplicação pessoal para fins de trabalho, enquanto apenas um terço dos baby boomers fazem o mesmo.

Além disso, cerca de 90% dos funcionários na casa dos 20 anos usam o Facebook para fins pessoais e de trabalho. É possível que a geração Millenium esteja contornando toda a política organizacional de sua empresa, mas é mais provável que esses jovens não estejam tão conscientes assim sobre a gravidade do assunto – ou talvez até mesmo sobre a existência de uma política específica.

Erros comuns

As empresas podem cometer uma série de erros na elaboração e aplicação de políticas de uso de mídia social. Aqui estão os três casos mais recorrentes:

Concentrar na perda de produtividade, ao invés de considerar os benefícios: 64% dos funcionários que participaram do estudo concordaram que o uso de mídias sociais no trabalho para fins pessoais era uma ameaça à produtividade, no entanto, ignorar os benefícios da mídia social pode parar o crescimento global da empresa. Uma pesquisa produzida pela  Harvard Business Review descobriu que quase 80% das organizações estão usando ou pretendem usar plataformas sociais como ferramentas de negócios. E esse número ainda deve crescer muito.

Estabelecer uma política para todos: cada funcionário tem um papel ou uma função diferente e, provavelmente, tem acesso exclusivo a informações corporativas confidenciais. No entanto, muitas empresas criam apenas uma política de mídia social. As organizações deveriam ter cláusulas sociais separadas para os empregados com base no acesso que possuem a informações importantes e em suas responsabilidades.

Ignorar implicações de TI: a política de mídia social, como a maioria das políticas de TI, deve proteger os dados corporativos de sua empresa. As mídias sociais são ferramentas orientadas para o consumo, por isso o comportamento tido nelas pode ser muito mais informal do que no e-mail e em outras tarefas online de trabalho. Mas uma certa displicência pode colocar dados corporativos e a reputação da marca em risco.

Para promover um comportamento melhor nas mídia sociais, estabeleça um programa de treinamento que acompanhe uma política bem trabalhada. O objetivo da política deve ser evitar os erros descritos acima. Assim, gostamos de recomendar uma abordagem em duas vertentes. Comece com uma política com base na responsabilidade de trabalho e acesso a dados sensíveis. Isso significa segmentar os funcionários em grupos e desenvolver uma política que reflete com precisão as necessidades de cada um. Então, para proteger os dados da sua empresa, certifique-se de que seus funcionários sabem exatamente o que é esperado deles e como usar as plataformas sociais de acordo com as definições da política de uso.

Quando as empresas falham ao colocar em prática todos as diretrizes de uso de mídias sociais, os empregados podem acabar abusando do uso tecnologia. Isso poderia resultar em problemas de produtividade, lacunas de segurança, e até mesmo em problemas de reputação da marca.

Os responsáveis pela política de mídia social devem voltar atrás e entender como cada plataforma é usada dentro da empresa e como funciona o controle de segurança referente a cada uma. Por exemplo, se o seu CFO está no LinkedIn, será importante ter orientações ou até mesmo um processo de aprovação para se certificar de que nenhuma informação proprietária seja liberada antes de tornar pública. Por outro lado, o uso do Pinterest pelo departamento de marketing para fins de relações públicas ou de recrutamento interno pode não precisar de tanta regulamentação.

Ajustar a política de mídia social com muita frequência pode dificultar a educação dos funcionários sobre os procedimentos de mudança. Mas esperar muito tempo entre as avaliações de políticas pode colocar sua empresa em risco de perder uma nova tendência ou, até mesmo, expor vulnerabilidades dentro do mundo social.

Uma abordagem equilibrada é revisitar a política de mídia social a cada seis meses. Não é nececessário fazer mudanças radicais (ou alguma mudança) em cada ponto de verificação. No entanto, é inteligente tornar essas avaliações regulares um hábito.