O processo de anexar, abrir, modificar e reenviar documentos por email é chato e despende tempo, mas a Microsoft promete mudar isso com os novos recursos de compartilhamento e colaboração para Outlook Web App (OWA) e OneDrive for Business. O invés de acrescentar anexos, os usuários de OWA podem mandar links aos remetentes para acessar arquivos armazenados no OneDrive for Business.

Como o arquivo do link está armazenado na nuvem, ele pode ser acessado simultaneamente por muitos destinatários. A interface do OWA permite que várias pessoas alterem um documento em link ou anexo de forma simultânea. Esta semana, a empresa adicionou um novo recurso no OWA que possibilita ter uma visão do fluxo da colaboração em tempo real.

Outras funcionalidades permitem que usuários insiram links de documentos em e-mails mesmo quando eles ainda não estão armazenados em nuvem. Um usuário que quer compartilhar um arquivo armazenado localmente pode ainda enviá-lo com um anexo tradicional. Em vez disso, se o usuário preferir escolher a opção “Compartilhar via OneDrive”, o OWA fará o download do arquivo automaticamente para a conta OneDrive for Business do usuário e gerar um link compartilhável.

Quando o OWA é usado para compartilhar um documento armazenado em uma conta OneDrive, o destinatário dá permissão para visualização e edição do arquivo por padrão. Remetentes podem alterar a permissão diretamente da mensagem de email.

Os novos recursos do OWA também alimentam o Office Graph, uma tecnologia de aprendizagem por máquina capaz de discernir qual conteúdo é importante para as pessoas e usar esses insights para criar ferramentas de produtividade mais sociais e personalizadas. O Office Graph potencializa os aplicativos do Office 365, como o Delve, que mostra documentos e informações “trending” de usuários para eles mesmos e seus colegas de trabalho.

Baseado em navegador, o OWA é um dos produtos do Outlook e inclui funcionalidades voltadas para empresas, como a integração com OneDrive for Business. A Microsoft também irá oferecer esses recursos para clientes do Office 365. Todos eles devem ser disponibilizados em novembro.

A nova integração do OWA com o One Drive for Business está disponível em iOS, Android e navegadores web. A disponibilidade para a verão desktop do Outlook ainda está a caminho, afirmou a Microsoft.

Essas novidades vão de encontro à estratégia “mobile-first, cloud-first” enfatizada pelo CEO Satya Nadella. Faz dois anos que a companhia lançou uma grande revisão dos aplicativos Office, como o Word, mas a equipe responsável pelo Office nunca esteve tão ocupada com novos recursos, apps e ofertas a cada semana – como o lançamento do OneNote para Android Wear e o anúncio de uma oferta agressiva do pacote que inclui Dynamics CRM, Office 365 e Power BI por US$65 mensais por usuário.

Graças às ferramentas de produtividade como Google Docs e a suíte iWork, muitos analistas questionaram nos últimos anos se os usuários iriam continuar a pagar pelos produtos Office. Ao aumentar o ritmo da inovação, criando uma plataforma cruzada e construindo um ecossistema que mantém os dados disponíveis enquanto os trabalhadores fazem modificações, a Microsoft espera derrubar essa dúvida.