Por ano, os gestores de uma empresa perdem, em média, quatro semanas na tarefa de procurar informações devido a falhas ou incongruência na organização de dados e documentos. Diariamente, 7,5% do tempo de expediente de colaboradores é perdido nesta mesma tarefa.

Os dados são da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos. E vão além, mostrando que todo ano entre 3% e 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados, gerando um custo de recriação de, em média, US$ 120 por documento, incluindo todos os processos necessários para fazê-lo novamente – o que, muitas vezes, implica em renegociar prazos, coletar novamente assinaturas e depender do tempo e disponibilidade dos assinantes, refazer cadastros, entre outras centenas de situações que podem ser elencadas.

Ainda segundo pesquisa da ABGD, 30% de todo o papel acumulado nas companhias brasileiras é, simplesmente, inútil e pode ser eliminado sem prejuízo ao negócio, ao contrário: reduzir a papelada e os processos operacionais que a envolvem traz cortes de custos e otimização de recursos, ganho de tempo e produtividade significativos.

Para Guido Kirst, diretor da CGK, empresa especializada em produtos e serviços de Tecnologia para os ambientes corporativo, de ensino e de governo, a análise de tais dados deixa um cenário claro: o gerenciamento eficiente de documentos corporativos é imprescindível para o ganho de competitividade.

“Digitalizar, no segmento corporativo, é um imperativo para o crescimento dos negócios”, sentencia Kirst. “E isto vale para empresas de todos os setores. No segmento jurídico, por exemplo, a economia que a substituição de documentos em papel por digitalizados, ou mesmo a troca de softwares engessados de tratamento de documentos por soluções avançadas, que permitam melhor manejo dos materiais, pode representar um divisor de águas entre a estagnação e a expansão”, complementa.

Como exemplo, o diretor propõe avaliar o cenário de um escritório de advocacia que usa PDFs comuns para tramitação de processos nas diversas instâncias em que deve operá-los, tendo que cortar os extensos conteúdos em dezenas, por vezes centenas, de arquivos para fazer caber na capacidade de envio das ferramentas de e-mail e outros sistemas, como os próprios sistemas dos tribunais e órgãos correlatos. Ainda, a cada mudança nos conteúdos, os advogados precisam refazer os arquivos e gerar novos PDFs, recomeçando do zero toda a saga de divisão do arquivo por tamanho em KB.

“Agora substitua tal situação pelo uso de uma solução que gere PDFs editáveis, nos quais alterações podem ser feitas sem necessidade de geração de novos documentos, que permitam o trabalho colaborativo de equipes (mesmo que estejam dispersas geograficamente) via Internet e que, de quebra, reduza o tamanho dos arquivos finais em 5, até 6 vezes. O mesmo resultado obtido no fim, mas com infinitamente menos erros, menos tempo, menos trabalho e, mais importante, menos retrabalho”, analisa o executivo.

O especialista também avalia o setor de saúde, cujas demandas neste sentido muitas – veja-se um estudo recente segundo o qual os dados gerados e recebidos por clínicas, hospitais, consultórios, postos de saúde e outras instituições desta área aumentarão mais de 50 vezes nos próximos cinco anos.

“É muita informação para guardar em envelopes, gavetas e arquivo morto”, ressalta Kirst.